Dziesięć procesów, które warto zautomatyzować — według działów
Sprzedaż i obsługa klientów
- Odpowiedzi na pytania o zamówienia i zwroty. Wiadomość klienta trafia do właściwej kategorii, a projekt odpowiedzi powstaje na podstawie danych ze sklepu. agent AI w obsłudze klienta
- Oferta od razu po zapytaniu. Dane z formularza zasilają kalkulację, a handlowiec otrzymuje gotowy PDF do sprawdzenia. automatyczne ofertowanie i kwalifikacja leadów
- Kalkulacja i zlecenie w firmie produkcyjnej. Zapytanie przechodzi przez wycenę do zlecenia bez przepisywania między arkuszami. CRM dla firmy produkcyjnej
Biuro, księgowość i dokumenty
- Faktury kosztowe bez przepisywania. Pola z PDF-ów i zeskanowanych faktur wypełniają się same, a księgowa jedynie zatwierdza wynik. OCR faktur z ekstrakcją danych przez AI
- Akceptacje faktur, umów i wniosków. Dokument trafia do kolejnych osób w ustalonej kolejności, z przypomnieniem i historią decyzji. obieg dokumentów bez wdrażania DMS
- Wystawianie i pobieranie e-faktur. Własny system zamówień komunikuje się z Krajowym Systemem e-Faktur bez ręcznego eksportu. integracja własnego systemu z KSeF
E-commerce i dane między systemami
- Zamówienia ze sklepu i Allegro w programie księgowo-magazynowym. Dokumenty sprzedaży powstają same, a stany wracają do kanałów sprzedaży. integracja Comarch ERP Optima, integracja Subiekta GT i nexo
- Produkty z plików hurtowni. Ceny i stany z plików XML lub CSV aktualizują się co godzinę, bez ręcznego importu. integracja WooCommerce z hurtowniami
Produkcja i wiedza firmowa
- Raporty zmianowe i checklisty z telefonu. Operator wypełnia formularz na hali, a kierownik widzi wynik bez przepisywania papierowych kart. oprogramowanie dla produkcji
- Odpowiedzi z procedur i dokumentów firmy. Pracownik pyta, a asystent odpowiada ze wskazaniem źródła. asystent AI dla pracowników
Pełne zestawienie zastosowań AI opisuje hub agentów AI, a wymianę danych między programami — integracje systemów.
Zapier i Make czy dedykowany kod — kiedy co wybrać
Platformy no-code, czyli narzędzia do łączenia aplikacji bez programowania, oraz automatyzacje pisane w kodzie nie konkurują ze sobą w każdej sytuacji. O wyborze decyduje kilka prostych reguł:
- Kilka popularnych aplikacji w chmurze i kilkadziesiąt operacji dziennie — Zapier lub Make wystarczą, a wdrożenie zajmuje godziny. W takiej sytuacji doradzamy gotową platformę zamiast kodu.
- Program instalowany na serwerze firmy (Subiekt GT, Optima w wersji stacjonarnej, WF-Mag) — platformy chmurowe zwykle nie mają do niego bezpośredniego dostępu, więc potrzebna jest integracja pisana pod ten system.
- Rosnący wolumen — platformy no-code rozliczają się za liczbę operacji, więc koszt rośnie razem z liczbą zamówień, a koszt własnego kodu pozostaje stały.
- Decyzje zależne od treści dokumentu lub wiadomości — rozpoznanie typu sprawy czy odczyt nietypowej faktury wymagają modelu AI i reguł, których nie da się wygodnie zbudować z gotowych bloków.
- Proces krytyczny dla firmy — gdy błąd oznacza wstrzymane zamówienia albo niewystawione faktury, potrzebne są monitoring, kolejka ponowień i kod pod kontrolą firmy.
Realizacje: odzyskany czas zespołów
- S&G Akademia — automatyczne ofertowanie, mailing i komunikacja z klientami oraz rozwój sklepu WooCommerce. Efekt: około ½ etatu sprzedawcy i marketera odzyskane. Zobacz realizację
- E-commerce — karty produktów powstają automatycznie z plików dostawców, a kontrola jakości wychwytuje braki. Rezultat: mniej więcej ¼ etatu odzyskana co tydzień. Zobacz realizację
- Branża OZE — platforma pobiera dane z falowników, planuje prace i prowadzi technika przez cyfrowe checklisty. Efekt: dane z instalacji dostępne w kilka minut zamiast po objeździe technika. Zobacz realizację
Od rozmowy do działającej automatyzacji
- Konsultacja — dzień 1, 45 minut. Przegląd tygodnia pracy zespołu i wybór jednego procesu z największą liczbą powtórzeń.
- Pomiar i wycena — dni 1–2. Policzenie, ile razy w miesiącu proces się powtarza i ile trwa ręcznie. Wynik: szacowany zwrot i stała cena.
- Budowa i test równoległy — dni 3–6. Automatyzacja działa obok pracy ręcznej, aby porównać wyniki. Proces obejmujący kilka systemów ma dłuższy termin, podany w wycenie.
- Uruchomienie i przekazanie lub abonament — dzień 7. Dokumentacja i kod trafiają do firmy, a kolejne zmiany można zlecać w abonamencie zawieranym na 3, 6 albo 12 miesięcy, z możliwością rezygnacji za miesięcznym wypowiedzeniem.
Ile kosztuje automatyzacja procesu
Najprostsza automatyzacja, np. przekazywanie danych z formularza do arkusza i CRM z powiadomieniem, kosztuje od 1 999 zł netto i jest gotowa w 7 dni. Integracje z programem księgowo-magazynowym, agenci AI i systemy dla produkcji mają własne ceny „od”, podane na stronach poszczególnych usług. Kwota z wyceny nie zmienia się w trakcie realizacji. Monitoring działającej automatyzacji, serwer i poprawki błędów kosztują od 299 zł netto na miesiąc.
Kacper Matelski — Software Engineer z ponad 6 letnim doświadczeniem w budowaniu systemów dla OZE, e-commerce, produkcji, lotnictwa i B2B. Od projektowania aż do finalnego wdrożenia i utrzymania. Współzałożyciel produktu SaaS dla firm produkcyjnych.
nodif na LinkedIn