CRM dla firmy produkcyjnej: od zapytania przez ofertowanie po zlecenie

• Zapytanie przychodzi mailem z rysunkiem PDF, handlowiec przekazuje je technologowi, a ten kopiuje wymiary do arkusza z kilkunastoma zakładkami, w którym jedna zmieniona formuła potrafi zepsuć cenę.
• Cennik stali i usług kooperacyjnych zmienia się co kilka tygodni, a stare oferty są liczone według nieaktualnych stawek, bo nikt nie wie, który plik jest najnowszy.
• Gotowy CRM pokazuje lejek sprzedaży, ale nie policzy masy konstrukcji ani czasu cięcia.
• Po akceptacji oferty dane zamówienia są przepisywane do ERP ręcznie, a rozbieżności wychodzą dopiero na hali.

1. 1Rozbiór arkusza kalkulacyjnego — dni 1–2. Analiza wszystkich zakładek, formuł i wyjątków razem z osobą, która wycenia. Po etapie: spisane reguły wyceny i lista danych wejściowych, których wymaga każde zapytanie.
2. 2Model danych i makieta formularza zapytania — dni 3–4. Pozycje oferty, materiały, operacje i stawki jako struktura w bazie zamiast komórek. Po etapie: klikalny formularz, na którym handlowiec sprawdza, czy niczego nie brakuje.
3. 3Silnik kalkulacji i szablon oferty — dni 5–9. Reguły z arkusza zapisane w kodzie, testowane na 20–30 historycznych ofertach. Po etapie: zgodność wyników z dotychczasowymi wycenami potwierdzona liczbowo i szablon PDF w identyfikacji firmy.
4. 4Połączenie z ERP i poczta — dni 10–12. Kontrahenci i indeksy materiałowe pobierane z ERP, przyjęta oferta przekazywana jako zamówienie lub zlecenie produkcyjne. Po etapie: pełna ścieżka od maila do zlecenia na danych testowych.
5. 5Start z działem handlowym — dni 13–14. Szkolenie handlowców, dwa dni równoległej pracy w arkuszu i CRM, przeniesienie otwartych zapytań. Po etapie: oferty wychodzą wyłącznie z systemu.

Przykładowy zakres — opis ilustruje typowy przypadek wytwórni konstrukcji pracującej na zamówienie.

Producent konstrukcji stalowych (hale, wiaty, antresole), kalkulacja w Excelu z kilkunastoma arkuszami: profile, blachy, cięcie, spawanie, malowanie, transport, montaż. Przygotowanie oferty trwa około 2 dni, bo technolog przepisuje zestawienie materiałowe i ręcznie sprawdza ceny hutnicze. Po wdrożeniu handlowiec wprowadza parametry konstrukcji lub importuje zestawienie, system liczy masę, koszt materiału i roboczogodziny według aktualnego cennika, a technolog jedynie zatwierdza wynik. Oferta w PDF wychodzi tego samego dnia, a po akceptacji klienta zlecenie pojawia się w ERP bez przepisywania.

W S&G Akademia zautomatyzowaliśmy ofertowanie, mailing i komunikację z klientem oraz rozwinęliśmy sklep WooCommerce. Efekt: odzyskano około ½ etatu sprzedawcy i marketera. Ten sam mechanizm — oferta generowana z reguł zamiast składana ręcznie — stoi za CRM dla produkcji. Zobacz realizację

• formularz zapytania z załącznikami (rysunki, zestawienia) i historią kontaktu z klientem,
• silnik kalkulacji odwzorowujący reguły z arkusza, z wersjonowaniem cenników,
• konfigurator ofert z wariantami (np. wersja ocynkowana i malowana) i automatycznym przeliczeniem,
• szablon oferty PDF z numeracją, terminem ważności i warunkami handlowymi,
• przekazanie przyjętej oferty do ERP jako zamówienia lub zlecenia produkcyjnego,
• raport marży planowanej dla każdej oferty i skuteczności ofertowania,
• dokumentacja reguł kalkulacji, czytelna także dla osoby spoza IT.

CRM z kalkulacją i ofertą PDF kosztuje od 14 999 zł netto jednorazowo, z ceną zapisaną w umowie po rozbiorze arkusza. Kwota bazowa dotyczy jednego arkusza dla jednej rodziny wyrobów, jednego szablonu oferty i kontrahentów z ERP; utrzymanie po starcie to od 299 zł netto miesięcznie.

Cenę kształtują:

• złożoność arkusza — liczba zakładek, zależności między formułami i wyjątków obsługiwanych dziś ręcznie,
• konfigurator wariantów — proste pozycje z cennika kontra produkty składane z wielu parametrów,
• zakres wymiany z ERP — tylko kontrahenci i indeksy czy także zlecenia, marszruty i rezerwacje materiału,
• import danych wejściowych — ręczny formularz, plik z programu CAD lub zestawienie materiałowe w Excelu.