Wiedza rozproszona w dokumentach: typowe objawy
- Aktualna wersja procedury istnieje obok trzech starszych, a pracownik nie wie, którą stosować.
- Nowa osoba przez pierwsze tygodnie pyta o te same rzeczy: gdzie leży wzór umowy, jaka norma obowiązuje przy danym typie projektu, kto zatwierdza zmianę.
- Wyszukiwarka SharePointa znajduje plik po nazwie, ale nie odpowiada na pytanie, które wymaga przeczytania kilku dokumentów.
- Pracownicy wklejają fragmenty umów do prywatnego ChatGPT, a firma nie ma kontroli nad tym, gdzie trafiają te dane.
Przebieg wdrożenia asystenta AI dla pracowników
- Inwentaryzacja biblioteki i uprawnień — dni 1–2. Przegląd witryn i folderów SharePoint, grup użytkowników i typów plików. Po kroku: lista źródeł do indeksu i mapa, kto ma dostęp do czego.
- Porządek wersji — dzień 3. Wskazanie dokumentów obowiązujących i oznaczenie archiwalnych, aby asystent nie cytował nieaktualnej procedury. Po kroku: zatwierdzony zakres wiedzy asystenta.
- Indeks i test 50 pytań — dni 4–7. Dokumenty zostają podzielone na fragmenty i zindeksowane w technice RAG, czyli wyszukiwania właściwych fragmentów przed sformułowaniem odpowiedzi. Zespół przygotowuje 50 pytań kontrolnych z oczekiwanymi odpowiedziami. Po kroku: wynik testu i asystent gotowy do pilotażu w Microsoft Teams lub w przeglądarce.
- Pilotaż z 3–4 osobami — dni 8–9. Pracownicy oceniają odpowiedzi, a pytania bez dobrej odpowiedzi wskazują luki w dokumentacji. Po kroku: lista poprawek i dokumentów do uzupełnienia.
- Udostępnienie całemu zespołowi — dzień 10. Nowe i zmienione pliki trafiają do indeksu automatycznie. Po kroku: asystent dla wszystkich i miesięczny raport najczęstszych pytań.
wystarczy opis struktury SharePointa i lista grup użytkowników
Przykładowy zakres: biuro projektowe, 15 osób
Przykładowy zakres. Scenariusz ilustruje typową skalę i nie opisuje konkretnej firmy.
Biuro projektowe zatrudniające 15 osób, około 2 000 dokumentów w SharePoint: procedury wewnętrzne, normy, wzory umów i opisów technicznych. Projektanci pytają asystenta np. o wymagania dla danego rodzaju obiektu, a odpowiedź zawiera cytat i link do akapitu w dokumencie. Wzory umów widzi tylko zarząd i administracja, więc pytanie projektanta o warunki umowy kończy się informacją o braku dostępu. Nowi pracownicy pytają asystenta od pierwszego dnia, zamiast odrywać od pracy starszych kolegów.
Opinia klienta
Współpracę z nami ocenił Adrian Szydlik, AS Legal&Tax, wskazując profesjonalizm, terminowość i osiągnięte efekty. Dla firm pracujących na dokumentach poufnych te trzy elementy decydują o wyborze wykonawcy. Opinie i realizacje
Elementy wdrożenia asystenta wiedzy
- indeks dokumentów z SharePointa, OneDrive lub dysku sieciowego z automatyczną aktualizacją,
- odpowiedzi z cytatem i odnośnikiem do źródła, bez odpowiedzi „z pamięci” modelu,
- uprawnienia przejęte z grup Microsoft 365 i sprawdzone kontami testowymi,
- dostęp w Microsoft Teams lub w przeglądarce, z logowaniem kontem firmowym,
- dziennik pytań bez treści poufnych oraz raport luk w dokumentacji,
- dokumentację techniczną, miesiąc korekt po starcie i autorskie prawa majątkowe do kodu dla Twojej firmy.
Cena asystenta AI na wiedzy firmy
Wariant z modelem w chmurze i przetwarzaniem w UE to koszt od 2 999 zł netto za wdrożenie na jednym źródle dokumentów (np. jednej witrynie SharePoint), a opłaty za model zależą od liczby pytań. Wariant z modelem lokalnym, działającym na serwerze firmy bez wysyłania danych na zewnątrz, kosztuje od 7 999 zł netto plus sprzęt z kartą graficzną, dobierany do liczby użytkowników.
Na cenę wpływają:
- liczba źródeł i formatów — SharePoint, dysk sieciowy, skany PDF, rysunki z opisami,
- złożoność uprawnień — jedna grupa dla wszystkich albo dostęp per projekt i dział,
- jakość dokumentacji — skany wymagają rozpoznania tekstu, duplikaty wersji wymagają porządkowania,
- miejsce działania modelu — chmura UE albo serwer w biurze.
ChatGPT z plikami czy asystent na wiedzy firmy?
| Kryterium | ChatGPT z wgranymi plikami | Asystent na wiedzy firmy |
|---|---|---|
| Uprawnienia | każdy widzi pliki, które sam wgrał lub które mu udostępniono | dziedziczone z grup SharePointa i Microsoft 365 |
| Źródła | odwołanie do wgranego pliku | cytat i link do akapitu w oryginalnym dokumencie |
| Aktualność | nowa wersja procedury wymaga ponownego wgrania | indeks aktualizowany automatycznie |
| Dane osobowe (RODO) | zależne od planu i ustawień konta każdego pracownika | umowa powierzenia, przetwarzanie w UE lub na serwerze firmy |
| Skala | kilka dokumentów w rozmowie | tysiące dokumentów w jednym indeksie |
| Kryterium | Model w chmurze UE | Model lokalny |
|---|---|---|
| Dane | przetwarzane w centrum danych w UE, bez trenowania na danych firmy | nie opuszczają serwera firmy |
| Jakość odpowiedzi | najnowsze modele | dobra przy pytaniach o dokumenty, słabsza przy złożonym wnioskowaniu |
| Koszt początkowy | od 2 999 zł netto | od 7 999 zł netto plus sprzęt |
| Koszt bieżący | opłata za pytania | prąd i serwis sprzętu |
| Dla kogo | większość firm | dane objęte tajemnicą zawodową lub klauzulami klientów |
Pytania o asystenta AI i bezpieczeństwo danych
Czy AI na własnych danych firmy oznacza trenowanie modelu?
Nie. Model nie jest trenowany na dokumentach firmy, tylko przy każdym pytaniu dostaje kilka pasujących fragmentów i na ich podstawie formułuje odpowiedź. Usunięcie dokumentu z indeksu oznacza, że asystent przestaje z niego korzystać.
Czym baza wiedzy AI różni się od wyszukiwarki w SharePoint?
Wyszukiwarka zwraca listę plików, a baza wiedzy AI zwraca odpowiedź złożoną z kilku dokumentów, z cytatem i linkiem. Pracownik nie musi otwierać pięciu plików, żeby ustalić, która norma dotyczy jego projektu.
Jak asystent AI chroni dane i spełnia wymogi RODO?
Przetwarzanie odbywa się na podstawie umowy powierzenia, w centrum danych w UE albo na serwerze firmy. Asystent działa na kontach firmowych z uprawnieniami z Microsoft 365, a dziennik pytań pozwala sprawdzić, kto i kiedy korzystał z jakich źródeł.
Kiedy warto wybrać lokalne AI?
Gdy umowy z klientami lub tajemnica zawodowa zabraniają przekazywania dokumentów podmiotom zewnętrznym. Model lokalny działa na serwerze w biurze, a koszt sprzętu zależy od liczby jednoczesnych użytkowników.
Czy asystent może odpowiedzieć błędnie?
Tak, dlatego każda odpowiedź zawiera źródło do sprawdzenia, a asystent informuje o braku informacji zamiast zgadywać. Test 50 pytań przed udostępnieniem i miesięczny raport luk ograniczają ryzyko błędu.
Kacper Matelski — Software Engineer z ponad 6 letnim doświadczeniem w budowaniu systemów dla OZE, e-commerce, produkcji, lotnictwa i B2B. Od projektowania aż do finalnego wdrożenia i utrzymania. Współzałożyciel produktu SaaS dla firm produkcyjnych.
nodif na LinkedInPowiązane usługi
- Zestawienie wszystkich agentów, cennik i wyjaśnienie, czym agent różni się od chatbota, zawiera strona agenci AI w firmie.
- Pytania klientów zamiast pytań zespołu obsługuje agent AI do maili i zgłoszeń klientów.
- Asystent korzysta też z danych o ofertach, które porządkuje automatyzacja ofertowania i follow-upu.
- Faktury i umowy przed trafieniem do bazy wiedzy można uporządkować przez obieg dokumentów bez wdrażania DMS.