Gdzie sprzedaż traci czas między zapytaniem a ofertą
- Zapytanie z formularza nie zawiera wymiarów ani adresu, więc pierwsza wiadomość do klienta to prośba o dane, a oferta czeka kolejne dni.
- Handlowiec przepisuje parametry do arkusza kalkulacyjnego, potem kopiuje wynik do szablonu w Wordzie i ręcznie dodaje deal w Pipedrive.
- Każde zapytanie dostaje tyle samo uwagi, niezależnie od tego, czy to zamówienie na kilkadziesiąt metrów ogrodzenia, czy pytanie bez budżetu.
- Wysłana oferta zostaje bez odpowiedzi, bo nikt nie pamięta o przypomnieniu po tygodniu, a w CRM brakuje daty kolejnego kontaktu.
Od zapytania do oferty PDF: przebieg wdrożenia
- Warsztat z handlowcem — dzień 1. Przegląd 15 ostatnich zapytań i arkusza kalkulacji. Po kroku: kryteria kwalifikacji leada (np. lokalizacja, zakres, termin) i lista danych, o które agent dopytuje klienta.
- Kalkulacja z Excela w module obliczeniowym — dni 2–4. Formuły z arkusza zostają przeniesione do kodu, a wyniki porównane z 20 wysłanymi wcześniej ofertami. Po kroku: wycena zgodna z dotychczasową, z listą rozbieżności do decyzji.
- Szablon PDF i połączenie z Pipedrive — dni 5–7. Oferta w identyfikacji wizualnej firmy powstaje z danych deala, a agent zapisuje w CRM osobę, organizację, wartość i plik. Po kroku: pierwsze oferty wygenerowane z testowych zapytań.
- Pilotaż z zatwierdzaniem — tydzień 2. Agent pracuje na nowych zapytaniach z formularza, a handlowiec akceptuje lub poprawia każdą ofertę przed wysyłką. Po kroku: liczba poprawek na ofertę i realny czas od zapytania do wysyłki.
- Follow-up i raport lejka — od tygodnia 3. Przypomnienia wychodzą w ustalonych odstępach, odpowiedź klienta przesuwa deal na kolejny etap, a cisza po ostatnim kontakcie zamyka go jako utracony. Po kroku: cotygodniowe zestawienie ofert wysłanych, otwartych i zaakceptowanych.
rozmowa o kalkulacji i 15 ostatnich zapytaniach, bez zobowiązań
Przykładowy zakres: producent bram i ogrodzeń
Przykładowy zakres. Scenariusz pokazuje typową skalę i nie opisuje konkretnego klienta.
Producent bram przesuwnych, furtek i ogrodzeń panelowych, około 25 zapytań tygodniowo z formularza na stronie. Wycena powstaje w Excelu (długość ogrodzenia, wysokość, typ wypełnienia, napęd bramy, montaż, dojazd), a sprzedaż jest prowadzona w Pipedrive. Agent dopytuje klienta o brakujące parametry, ocenia zapytanie według kryteriów firmy, liczy cenę formułami z arkusza i zapisuje w Pipedrive deal z ofertą PDF. Zapytania spoza obszaru montażu dostają odpowiedź bez angażowania handlowca.
S&G Akademia: ofertowanie bez ręcznego składania dokumentów
Automatyczne ofertowanie było jednym z elementów wdrożenia w S&G Akademia, obok systemu mailingowego i rozwoju sklepu. Efektem całego projektu jest około połowy etatu, którą sprzedawca i marketer przeznaczają teraz na inne zadania. Szczegóły wdrożenia w S&G Akademia
Zakres wdrożenia agenta sprzedaży
- moduł wyceny odwzorowujący formuły z arkusza, z testem na historycznych ofertach,
- szablon oferty PDF z logo, warunkami handlowymi i terminem ważności,
- zapis osoby, firmy, deala, wartości i pliku oferty w Pipedrive lub innym CRM z API,
- reguły kwalifikacji zapytań z oceną widoczną dla handlowca,
- sekwencję follow-upu z treścią przypomnień zatwierdzoną przez dział sprzedaży,
- 30 dni poprawek po starcie, dokumentację i prawa do kodu po stronie Twojej firmy.
Cena automatyzacji sprzedaży
Cena wdrożenia agenta ofertowego zaczyna się od 2 999 zł netto. Kwota bazowa dotyczy jednej linii produktowej i jednego CRM: kwalifikacji zapytań z formularza, modułu wyceny z jednego arkusza, jednego szablonu PDF, zapisu w CRM i sekwencji follow-upu. Koszt modelu AI przy kilkudziesięciu zapytaniach tygodniowo jest niewielki i zostaje podany w wycenie.
Cenę zmieniają:
- złożoność kalkulacji — jeden arkusz z kilkoma formułami to inny zakres niż wiele zakładek z cennikami dostawców i rabatami,
- liczba linii produktowych i wariantów oferty, z których każdy wymaga własnego szablonu,
- źródła zapytań — sam formularz albo dodatkowo skrzynka e-mail, telefon i portale branżowe,
- załączniki techniczne — rysunek, specyfikacja lub wizualizacja dołączana do oferty.
Ofertowanie ręczne, szablon w CRM czy agent sprzedaży?
| Kryterium | Ofertowanie ręczne | Szablon oferty w CRM | Agent sprzedaży |
|---|---|---|---|
| Czas od zapytania do oferty | od jednego do kilku dni | kilka godzin, jeśli handlowiec ma czas | kilka minut na przygotowanie, potem akceptacja |
| Wycena | ręcznie w Excelu | ręcznie, wynik wpisywany do szablonu | formuły firmy liczone automatycznie |
| Brakujące dane od klienta | osobny e-mail handlowca | osobny e-mail handlowca | agent dopytuje od razu po wpłynięciu zapytania |
| Kwalifikacja leadów | intuicja handlowca | ręczne etykiety | ocena według ustalonych kryteriów |
| Follow-up | zależy od pamięci | przypomnienie w kalendarzu | wiadomość wysyłana i odnotowana w CRM |
| Sprawdza się, gdy | zapytań jest kilka w miesiącu | oferty są proste i powtarzalne | zapytań jest kilkadziesiąt tygodniowo, a wycena wymaga obliczeń |
Pytania o automatyzację sprzedaży
Na czym polega automatyczne ofertowanie?
Na tym, że oferta powstaje z danych zapytania bez ręcznego przepisywania. Agent odczytuje parametry, liczy cenę według zasad firmy, wypełnia szablon i zapisuje dokument w CRM. Handlowiec sprawdza wynik i decyduje o wysyłce.
Jak AI ocenia i kwalifikuje leady?
Według kryteriów spisanych z działem sprzedaży, np. obszar działania, wielkość zamówienia, termin realizacji i kompletność danych. Każde zapytanie otrzymuje ocenę z uzasadnieniem, więc handlowiec od razu widzi, dlaczego lead trafił na początek listy.
Czy follow-up po ofercie może wychodzić automatycznie?
Tak, w ustalonych odstępach i z treścią zatwierdzoną przez firmę. Gdy klient odpowie, sekwencja się zatrzymuje, a odpowiedź trafia do handlowca jako zadanie w CRM.
Czy agent współpracuje z Pipedrive i innymi CRM?
Tak, z Pipedrive oraz z każdym CRM, który udostępnia API. Agent zakłada osoby, organizacje i deale, dołącza plik oferty, dodaje notatki i zadania. Przy CRM bez API możliwa jest integracja przez eksport lub bazę danych, wyceniana osobno.
Czy generowanie ofert PDF obejmuje własny szablon firmy?
Tak, szablon jest odwzorowaniem obecnej oferty: logo, układ, warunki płatności, termin ważności i zdjęcia produktów. Zmiany treści szablonu po wdrożeniu nie wymagają programisty.
Kacper Matelski — Software Engineer z ponad 6 letnim doświadczeniem w budowaniu systemów dla OZE, e-commerce, produkcji, lotnictwa i B2B. Od projektowania aż do finalnego wdrożenia i utrzymania. Współzałożyciel produktu SaaS dla firm produkcyjnych.
nodif na LinkedInPowiązane usługi
- Pozostałe procesy, które można przekazać agentom, wraz z cennikiem zebrano na stronie wdrożenie agentów AI w firmie.
- Pytania obecnych klientów o zamówienia i zwroty przejmuje agent AI na skrzynce obsługi klienta.
- Pozyskanie leadów przez newsletter i treści wspiera automatyzacja marketingu z AI.
- Gdy oferta prowadzi do zlecenia produkcyjnego, lepiej sprawdza się CRM dla firmy produkcyjnej z kalkulacją.