Excel nie wystarcza, stary system nie pozwala na zmiany
- Plik w Excelu otwiera się minutę, kilka osób nadpisuje sobie nawzajem zmiany, a jedna błędna formuła rozjeżdża rozliczenie miesiąca.
- Program w Accessie lub Delphi działa tylko na jednym komputerze albo serwerze w biurze, a każda zmiana wymaga telefonu do jego autora.
- Microsoft zakończył 14 października 2025 roku wsparcie dla pakietów Office 2016 i 2019, w tym Accessa, więc stare bazy działają bez poprawek bezpieczeństwa.
- Gotowy system wymaga eksportu do arkusza przy każdym raporcie, bo nie obsługuje procesu, który odróżnia firmę od konkurencji.
Modernizacja starego systemu: audyt, migracja, wyłączenie
- Audyt starego systemu — 5 dni roboczych, od 999 zł netto. Analiza bazy, ekranów, raportów i rozmowy z użytkownikami. Wynik: mapa funkcji z oceną, które są używane, które można pominąć i gdzie ukryta jest logika biznesowa.
- Projekt nowego systemu — dni 1–3. Model danych, moduły i kolejność ich zastępowania. Wynik: specyfikacja, harmonogram i stała cena.
- Zakres bazowy i synchronizacja danych — dni 4–14. Pierwsze moduły działają obok starego systemu, a dane są wymieniane automatycznie. Wynik: część zespołu pracuje już w nowym systemie.
- Kolejne moduły — etapy po 14 dni. Użytkownicy przechodzą do nowego systemu grupami. Wynik: coraz więcej pracy w nowym oprogramowaniu przy stale działającej firmie.
- Wyłączenie starego systemu i archiwum — ostatni 14-dniowy etap. Ostatnia migracja, porównanie sum kontrolnych, archiwum starej bazy. Wynik: jeden system, pełna dokumentacja i dane z całej historii firmy.
rozmowa o starym systemie przed decyzją o audycie
Przykładowy scenariusz: magazyn w Accessie
Przykładowy zakres — model sytuacji spotykanej w firmach, nie opis realizacji.
Firma logistyczna od 2009 roku korzysta z systemu magazynowego zbudowanego w Microsoft Access. Pracuje w nim 30 osób: przyjęcia, kompletacja, wydania i rozliczenia. Kod zna tylko jedna osoba, a baza coraz częściej blokuje się przy jednoczesnej pracy wielu użytkowników.
Audyt pokazuje, które z kilkudziesięciu formularzy są w użyciu i gdzie w kodzie zapisano zasady rozliczeń. Pierwszy moduł obejmuje przyjęcia i wydania na skanerach z przeglądarką, a rozliczenia zostają chwilowo w Accessie. Na końcu stara baza trafia do archiwum, a wiedza autora do dokumentacji.
Oprogramowanie pudełkowe czy dedykowane?
| Kryterium | Oprogramowanie pudełkowe lub SaaS | Oprogramowanie dedykowane |
|---|---|---|
| Koszt w 3 lata | licencje lub abonament za każdego użytkownika przez cały okres, plus wdrożenie i dodatki | jednorazowa budowa oraz utrzymanie, niezależne od liczby użytkowników; zakres bazowy: od 25 763 zł netto (14 999 zł + 36 × 299 zł) |
| Dopasowanie do procesu | firma dopasowuje się do programu, różnice obsługuje arkusz | program odwzorowuje proces firmy, także nietypowe zasady |
| Własność | licencja na używanie, kod u producenta | kod i autorskie prawa majątkowe po stronie firmy |
| Zależność od dostawcy | zmiany cen, wycofanie funkcji, koniec wsparcia wersji | dowolny zespół może przejąć rozwój na podstawie dokumentacji |
| Czas startu | dni lub tygodnie | zakres bazowy po 14 dniach, kolejne moduły co 14 dni |
| Najlepszy wybór, gdy | proces jest standardowy: księgowość, kadry, prosty magazyn | proces jest źródłem przewagi albo żaden gotowy program go nie obsługuje |
Realizacje: systemy, których nie dało się kupić
- SolveIt Solutions. Platforma SaaS dla zakładów produkcyjnych: zespół jakości przechodzi w niej analizę przyczyny źródłowej i tworzy raporty 8D oraz A3. Efekt: mniej czasu między zgłoszeniem a raportem. Realizacja SolveIt
- Lotnictwo. Pracownicy przenosili ręcznie dane z obszernych raportów serwisowych zapisanych w plikach PDF. Teraz AI odczytuje raport i zestawia go z bazą, a operator akceptuje wynik. Efekt: sprawdzanie danych zamiast ich przepisywania i mniej pomyłek. Realizacja dla lotnictwa
Co otrzymujesz w projekcie oprogramowania dedykowanego
- raport z audytu starego systemu z mapą funkcji i ukrytych reguł,
- nowy system wdrażany modułami, z synchronizacją ze starym na czas przejścia,
- migrację danych historycznych z porównaniem sum kontrolnych,
- dokumentację: model danych, opis reguł biznesowych, instrukcję wdrożenia na serwerze,
- umowę przenoszącą autorskie prawa majątkowe do kodu i repozytorium na koncie firmy,
- archiwum starej bazy w trybie tylko do odczytu.
Ile kosztuje dedykowane oprogramowanie
Projekt zaczyna się od 14 999 zł netto za zakres bazowy: do 5 modułów i 3 ról, gotowy w 14 dni. Dedykowane oprogramowanie zwykle również działa w przeglądarce, ale od aplikacji webowej (od 7 999 zł netto) różni się skalą: zamiast jednego nowego narzędzia przejmuje pracę kilku działów ze starego programu lub arkuszy, a migracja danych i integracje są jego stałą częścią. Audyt kosztuje od 999 zł netto, a jego cena jest odliczana od ceny projektu. Kwotę zmieniają:
- ilość i jakość danych historycznych — lata zapisów z duplikatami wymagają czyszczenia,
- logika ukryta w kodzie — reguły rozliczeń zapisane w makrach i zapytaniach trzeba odtworzyć i potwierdzić z użytkownikami,
- okres równoległej pracy — dłuższa synchronizacja dwóch systemów zwiększa zakres,
- sprzęt i stanowiska — skanery, drukarki etykiet i terminale w magazynie.
Najczęstsze pytania o dedykowane oprogramowanie
Czym różni się oprogramowanie dedykowane od pudełkowego?
Oprogramowanie dedykowane powstaje dla jednej firmy i należy do niej, a pudełkowe jest sprzedawane wielu firmom na licencji. Pudełkowe jest szybsze we wdrożeniu, ale firma dostosowuje się do niego. Dedykowane kosztuje więcej na start, za to nie nalicza opłat za użytkownika i odwzorowuje proces firmy.
Kiedy warto zastąpić Excela aplikacją?
Gdy z arkusza korzysta jednocześnie kilka osób, a błąd w nim ma skutki finansowe. Inne sygnały to brak historii zmian, kopiowanie danych między plikami i raporty składane ręcznie co tydzień. Aplikacja zachowuje logikę arkusza, ale dodaje uprawnienia, walidację i jedną bazę danych.
Przepisać stary system od nowa czy go zmodernizować?
Zależy od wyniku audytu. Gdy baza danych jest uporządkowana, wystarcza nowy interfejs i przeniesienie logiki etapami. Gdy dane i reguły są splątane, bezpieczniej jest zbudować nowy system modułami i synchronizować go ze starym aż do wyłączenia.
Kto ma prawa autorskie do oprogramowania na zamówienie?
Prawa przechodzą na zamawiającego tylko na podstawie pisemnej umowy, która wylicza pola eksploatacji. W naszych projektach przeniesienie następuje po zapłacie wynagrodzenia, a repozytorium z kodem jest na koncie firmy. Bez takiej umowy firma ma jedynie prawo do korzystania z programu.
Jaką dokumentację otrzymuje firma?
Pełną: model danych, opis reguł biznesowych, architekturę, instrukcję instalacji i aktualizacji oraz instrukcje dla użytkowników. Dokumentacja pozwala innemu zespołowi przejąć rozwój bez naszego udziału, więc system nie zależy od jednej osoby.
Kacper Matelski — Software Engineer z ponad 6 letnim doświadczeniem w budowaniu systemów dla OZE, e-commerce, produkcji, lotnictwa i B2B. Od projektowania aż do finalnego wdrożenia i utrzymania. Współzałożyciel produktu SaaS dla firm produkcyjnych.
nodif na LinkedInMniejszy zakres, budżet i migracja danych
Dedykowane oprogramowanie to najbardziej rozbudowana z usług opisanych w części aplikacje dla firm: prototyp, aplikacja webowa, system. Przy mniejszym zakresie wystarczy aplikacja webowa z rolami i hostingiem. Orientacyjny budżet przed audytem podaje kalkulator kosztu oprogramowania na zamówienie, a przeniesienie danych ze starego sklepu lub ERP opisuje strona o migracjach systemów i danych. Przykład systemu zbudowanego od zera to case SolveIt w realizacjach.