Automatyzacja biura rachunkowego bez zmiany programu: OCR, KSeF i komunikacja z klientem w narzędziach, które biuro już ma

• Klienci przysyłają dokumenty na prywatne adresy księgowych, przez komunikatory i jako zdjęcia, więc przed księgowaniem trzeba je zebrać i przypisać do firmy.
• Przed terminem JPK część klientów nie dosłała dokumentów, a przypomnienia wysyła się ręcznie, jedno po drugim.
• Faktury z KSeF pobiera się osobno dla każdego klienta, a potem i tak trzeba sprawdzić, czego brakuje względem tego, co klient przysłał mailem.
• Zmiana programu na nowy z wbudowanym OCR oznaczałaby migrację kartotek, szkolenie zespołu i ryzyko w trakcie sezonu.

1. 1Przegląd miesiąca pracy — dzień 1. Rozmowa z dwiema księgowymi i lista klientów z kanałami, którymi przysyłają dokumenty. Wynik: mapa, ile dokumentów przychodzi którą drogą i gdzie powstają opóźnienia.
2. 2Jeden kanał wpływu — dni 2–3. Wspólny adres na dokumenty i rozpoznawanie klienta po NIP, nadawcy lub treści. Wynik: dokumenty same trafiają do folderu właściwego klienta i miesiąca.
3. 3Odczyt i import do programów — dni 4–9. Odczyt danych z PDF i zdjęć oraz przygotowanie importu w formacie obsługiwanym przez program biura. Wynik: dokumenty gotowe do zaksięgowania po sprawdzeniu, bez przepisywania.
4. 4KSeF i przypomnienia — dni 10–12. Codzienne pobieranie faktur z KSeF dla klientów, którzy nadali biuru uprawnienia, oraz przypomnienia wysyłane klientom według kalendarza terminów. Wynik: lista braków dla każdego klienta przed zamknięciem miesiąca.
5. 5Pierwsze zamknięcie miesiąca — dni 13–14 i kolejne tygodnie. Biuro pracuje na nowym procesie, a reguły są poprawiane na bieżąco. Wynik: instrukcja dla zespołu i 30 dni poprawek.

Przykładowy zakres, oparty na typowej organizacji biur rachunkowych.

Biuro zatrudnia 6 księgowych i obsługuje 140 klientów: spółki w Symfonii, jednoosobowe działalności w Rewizorze. Dokumenty przychodzą mailem na adresy księgowych, przez komunikatory i jako zdjęcia telefonem. Przed wdrożeniem każda księgowa zaczyna dzień od przeglądania poczty i przenoszenia plików do folderów klientów. Po wdrożeniu dokumenty z jednego adresu trafiają do właściwego klienta, dane są odczytane i czekają na import, a faktury z KSeF dociągają się co noc. Klient, który do 5. dnia miesiąca nie przysłał dokumentów, dostaje przypomnienie, a księgowa widzi listę braków.

Adrian Szydlik z kancelarii AS Legal&Tax, branży bliskiej biurom rachunkowym, wskazuje w opinii o nas na profesjonalizm, terminowość i efekty współpracy. Opinie i realizacje

• wspólny adres na dokumenty z rozpoznawaniem klienta i miesiąca,
• odczyt danych z dokumentów z kolejką sprawdzenia przez księgową,
• import do programów, z których biuro korzysta, bez zmiany planów kont i kartotek,
• automatyczne pobieranie faktur z KSeF dla klientów, którzy nadali uprawnienia,
• przypomnienia o dokumentach wysyłane klientom według kalendarza biura,
• zestawienie braków dla każdego klienta przed terminem JPK,
• dokumentację i dostęp do rozwiązania po stronie biura.

Automatyzacja przyjmowania dokumentów to wydatek jednorazowy od 4 999 zł netto. Utrzymanie z dostosowaniem do zmian przepisów i programów jest dostępne od 299 zł netto miesięcznie.

Na cenę wpływają:

• liczba programów księgowych — import do Symfonii i Rewizora to dwa formaty i dwa zestawy testów,
• kanały, którymi przychodzą dokumenty — skrzynka e-mail jest prostsza niż komunikatory,
• portal klienta biura — panel ze statusem dokumentów to rozszerzenie wyceniane osobno,
• liczba klientów korzystających z KSeF przez biuro — każdy wymaga uprawnień i kontroli pobierania.